Actividades de la Dirección Administrativa durante el Período Agosto 2001 a Agosto 2002.

1. La Dirección Administrativa está trabajando en la reestructuración y modernización de la I. Municipalidad de Ambato, se ha fijado como meta la optimización de procesos para lo cual conjuntamente con CORPOAMBATO está diseñando y preparando los términos de referencia que permitirán la contratación de Especialistas en el Desarrollo de Procesos, los cuales definirán Mapas de Procesos Organizacionales, Diseño y Optimización de Procesos, Automatización y Desarrollo Tecnológico, Diseño de la Estructura Organizacional y Funcional, y Sistemas de Evaluación de Desempeño, complementando esto se estableció un equipo de trabajo permanente representado por la Dirección Administrativa, la Dirección de Recursos Humanos, la Dirección de Organización y Sistemas y la Unidad de Plan Estratégico. Paralelamente a este proceso de modernización se está coordinando con la Dirección de Organización y Sistemas y se ha levantado diagramas de los procesos más representativos que se da entre la interelación con los usuarios externos, estos avances de los procesos se acoplarán cuando se inicie el estudio de reestructuración global. 2. De acuerdo al Plan de Fortalecimiento Institucional realizado por el BEDE, en el cual recomienda que se tome en cuenta los estudios realizados por la Consultora HANS WOLF, en cuanto a su organización estructural y funcional, se mantuvo reuniones interdepartamentales de trabajo para formular el nuevo Orgánico Estructural y Funcional, de acuerdo a las necesidades actuales de la Institución, este documento se ha concluido en su totalidad y su borrador ha sido presentado al señor Alcalde para el estudio respectivo, que deberá estar en concordancia con lo que se pretende hacer con CORPOAMBATO en cuanto a los planes de modernización. 3. Una de la funciones primordiales de la Dirección Administrativa es la optimización y el buen uso de sus recursos disponibles, para lo cual se ha tomado controles en diferentes áreas que se detallan a continuación: a. En relación al consumo de combustibles y lubricantes, se ha dispuesto controles diarios y mensuales, así como la obligatoriedad de utilizar registros como hojas de ruta, hojas de mantenimiento, etc.; y se mantiene un control mensual estricto del combustible a fin de determinar algún desfase en el consumo de éstos.     GASOLINA (GALONES)   DIESEL (GALONES)   AÑOS   AÑOS       1.999        2.000        2.001        2.002         1.999         2.000         2.001     2002 ENERO 7.703,66 7.332,19 3.850,33 4.244,24 8.721,20 9.708,67 6.152,45 5.441,54 FEBRERO 6.729,86 6.015,10 3.735,28 3.984,06 7.807,77 7.979,10 6.305,46 5.849,72 MARZO 4.769,54 7.793,33 3.880,22 4.048,86 7.183,35 9.481,44 7.601,27 6.415,01 ABRIL 7.052,73 5.892,62 3.877,26 4.006,65 9.408,10 7.660,10 7.213,98 6.891,07 MAYO 5.678,85 4.283,22 3.997,87 3.998,78 8.108,99 6.551,20 7.091,24 7496,89  JUNIO 6.275,82 5.795,38 3.798,15 4.042,09 9.518,30 11.946,25 7.233,41 7107,53  JULIO 4.007,78 5.033,86 3.785,46 5.083,88 6.668,16 8.115,50 8.380,14 7273,52  AGOSTO 5.146,25 3.947,00 3.851,13 3.772,34 7.303,04 6.800,66 8.227,26 8514,11  SEPTBRE. 6.885,98 3.435,05 3.727,48 4.148,24 9.516,72 6.850,40 6.288,20 8146,32  OCTUBRE 5.964,51 3.788,38 4.285,05 4.282,19 8.360,11 7.627,30 7.323,81 9225,61  NOVBRE. 6.940,06 3.877,33 4.406,22 3.971,71 9.802,40 6.484,53 6.350,33 7998,79  DCBRE. 5.019,73 3.346,33 3.975,00 4.282,19 7.621,97 5.514,62 6.847,00 9225,61  TOTAL 72.174,77 60.539,78 47.169,45 49.865,23 100.020,11 94.719,77 85.014,56 89.585,72 b. Con el propósito de dar un mantenimiento eficiente y que los automotores por falta de repuestos tengan un período de para excesivo, se elaboró una base de datos de acuerdo a datos históricos, de los repuestos más frecuentes que se desgastan , y se programó una adquisición para un año y así solventar los problemas que venían suscitándose por este motivo. c. En cuanto al consumo telefónico se adquirió un Software de Administración Telefónica, para el control y buen uso de los teléfonos que permite tener una cuenta de números telefónicos de todos los usuarios, un resumen por centro de costo, un resumen de consumo mensual por llamadas locales, regionales, a celulares, nacionales e internacionales; las extensiones más utilizadas los números mas marcados, los que más tiempos acumulan llamadas personales y nos permiten manejar llamadas entrantes y salientes. Se contrató el servicio de PBX que permitió mejorar la imagen corporativa. d. En cuanto al consumo de energía eléctrica se ha realizado el traspaso de las cuentas a nombre de los beneficiarios de los diferentes comodatos que la Municipalidad ha suscrito, liberándose con esto recursos económicos para ser utilizados en beneficio de la colectividad. También se ha hecho una revisión de todas la cuentas de energía eléctrica a nombre de la I. Municipalidad de Ambato y se ha solicitado a la E. E. A. S.A. que revise estas cuentas en cuanto a lo que tiene que ver a la DEMANDA FACTURABLE, ya que en varios inmuebles se encuentra instalada una potencia eléctrica superior a la necesaria. En total el número de cuentas revisadas ascienden a la cantidad de catorce. 4. Una de las prioridades de esta Administración, es recuperar la imagen y eficiencia de las diferentes Empresas de la Municipalidad y de esta forma recuperar la confianza de la ciudadanía a través de un mejor servicio, con esta consideración se culminó el proceso de remate del ingreso vehicular del Mercado Mayorista, adjudicando el contrato a la Empresa DAYTONA, mediante ésta se automatizará las entradas y salidas de los vehículos, así como controlará el ordenamiento vehicular al interior del Mercado Mayorista, brindando con esto un mejor servicio a los usuarios de esta Dependencia. 5. Dentro de la planificación del señor Alcalde está en remodelar el Mercado Minorista Artesanal, en donde laboraban en condiciones precarias las Direcciones de Higiene y de Servicios Públicos, por esta razón se consideró necesario la adquisición de un inmueble que brinde las facilidades y comodidades para el normal desarrollo de las actividades de estas Direcciones; y, entre diferentes alternativas se adquirió el edificio del Ex – Banco de Préstamos en la parte Sur de la ciudad, el inmueble tiene un área de 732 m2 de construcción distribuida de la siguiente forma: planta baja 214 m2, en la que se ubicarán ventanillas de recaudación de Tesorería Municipal, EMAPA y la E.E.A.S.A., las Comisarías de Construcciones y de Inquilinato. El primer piso alto comprende un área de 222 m2, que será ocupado por la Dirección de Servicios Públicos. El segundo piso alto, con un área de 218 m2, será ocupado por la Dirección de Higiene y el mezanine con un área de 78 m2 en donde será reubicada la Dependencia de Catastro Físico. Estas acciones están orientadas a descentralizar las actividades del edificio matriz, que ayudarán a descongestionar el centro de la ciudad, se estima que la población atendida en el sector sur llegará aproximadamente a 73.000 habitantes. 6. De acuerdo al estudio del parque automotor de la Municipalidad, se determinó que existen un 70% de unidades obsoletas, por lo cual se están tomando las medidas correctivas para renovar el parque automotor, por lo que se han adquirido cinco camionetas doble cabina y una cabina simple, se tiene previsto en los próximos años ir renovando paulatinamente el parque automotor. En este momento nos encontramos en el proceso de adjudicación de una volqueta y un recolector de basura para la Dirección de Higiene. 7. Dentro del cronograma de actividades de la Dirección Administrativa se tiene previsto el remate de los vehículos de propiedad municipal que se encuentran en mal estado, que representan un capital muerto y se están deteriorando debido a la inclemencia del tiempo, por lo que se ha considerado necesario realizar la venta de estos bienes inservibles, los automotores a rematarse constituyen cinco recolectores marca INTERNACIONAL, dos volquetas, dos motocicletas y tres vehículos livianos, con esto la Municipalidad tendrá un ingreso promedio de USD $38.450,00. 8. En coordinación con el Camal Municipal, la Bodega Municipal y la Dirección Administrativa, se está realizando el inventario, codificación y verificación física, de los bienes de naturalezas permanente (Activos Fijos), que permitirán una mejor administración manejo, custodia y control de estos bienes por parte del Camal, para que Bodega haga la entrega oficial a la Administración del Camal Municipal y así disponer con información verdadera del patrimonio de esta Empresa que facilitará en el futuro tomar decisiones para beneficio de la Entidad. 9. Se realizó el inventario y constatación física de todos los bienes y materiales existentes en los Talleres Municipales de Cashapamba, a fin de determinar cuales son susceptibles de remate, donación o enajenación, actualmente el proceso se encuentra en la etapa de inspección previa, a fin de proceder con lo que establece el Reglamento de Bienes del Sector Público, estas acciones van encaminadas a mejorar la eficiencia y eficacia de los recursos y que la Municipalidad se deshaga de activos improductivos, así como también un mejor aprovechamiento del espacio físico. 10. Se coordina conjuntamente con la Policía Nacional y el I. Municipio de Ambato, para la ejecución de la obra para la señalización de las vías del cantón Ambato, con una longitud de 68 Km. Este obra se lo realizará mediante la cooperación Interinstitucional, mediante la cual la Policía Nacional proporciona el equipo, mano de obra y asistencia técnica, la Municipalidad como contra-partida proporcionará la pintura de tráfico. 11. Se realizó el inventario del parque automotor del I. Municipalidad de Ambato y se actualizó el valor comercial de éstos, que servirán de base para el proceso de la contratación de los seguros de los vehículos de propiedad de la I. Municipalidad de Ambato, la contratación del seguro vehicular se encuentra en la etapa de la revisión de las bases. 12. Otras de las funciones básicas de la Dirección Administrativa es la de planificar, organizar, dirigir y controlar el buen uso de sus edificios, instalaciones, etc. Bajo este contexto se ha logrado optimizar al máximo el escaso espacio físico disponible en el edificio municipal, se consiguió remodelar la Oficina de los señores Concejales, entregando unas instalaciones adecuadas para el desempeño de sus funciones, se les asistió con muebles de oficina, una línea telefónica directa, brindando así todas las facilidades para un desempeño optimo de sus actividades. Se logró rehabilitar la Sala de Reuniones de la I. Municipalidad,. la misma que sirve a todas las Dependencias Municipales. Se reubicó las oficinas de la Unidad de Plan Estratégico, se amplió la oficina de la Dirección de Acción Social, se está adecuando la oficina que servirá para Auditoría Interna, además se arrendó el local situado en las calles Rocafuerte y Castillo en donde opera la Dirección de Cultura, la Unidad Integral 1-0-1 y la Unidad de Turismo. 13. Se está actualizando el registro de proveedores del I. Municipio de Ambato. A más de éstas actividades ésta Dirección ha venido coordinando acciones con todos los Departamentos que han solicitado de su intervención.